Kearsipan

Upaya Mewujudkan Masyarakat Sadar Arsip

Masih sangat terasa kejadian pahit yang dialami oleh bangsa kita, Indonesia. Pada Desember 2002, kita semua mendengar kabar bahwa Pulau Sipadan dan Ligitan lepas dari Negara Kesatuan Republik Indonesia. Belum lama peristiwa memprihatinkan itu terjadi, Negeri Jiran tersebut membuat ulah lagi. Malaysia mengklaim bahwasanya kesenian Reog Ponorogo sebagai kesenian milik Pemerintah Malaysia. Sebulan sebelumnya, maraknya media massa memberitakan bahwa lagu Rasa Sayange telah dijadikan sebagai lagu promosi dalam acara Lima Puluh Tahun Malaysia.

Banyak pihak yang mencurigai negara tetangga kita itu telah mematenkan motif batik dan musik angklung yang merupakan hasil kebudayaan bangsa Indonesia. Peristiwa lain yang hampir sama dengan kasus diatas yakni mengenai kekisruhan dalam pemberian Bantuan Langsung Tunai (BLT) dan pendataan Daftar Pemilih Tetap (DPT) dikarenakan data kependudukanya tidak benar. Dan pastinya pengelolaan arsipnya juga tidak baik. Ketidakberesan arsip mulai dari tingkat desa menjadi penyebab persoalan teroris belum terpecahkan sampai sekarang. Arsip yang tidak beres memungkinkan satu orang bisa memegang dua identitas berbeda.

Menyadari akan pentingnya menjaga keutuhan Negara Kesatuan Republik Indonesia, maka kita selaku rakyatnya memiliki peranan penting terhadap keutuhan Negara Kesatuan Republik Indonesia. Menjaga ataupun membela tanah air tercinta ini tidak cukup hanya dengan menyeruakkan protes dengan cara demonstrasi oleh rakyat dan mahasiswa, ada yang lebih penting daripada itu yakni merenungkan apa yang menjadi penyebab kasus-kasus tersebut terjadi dan melakukan penanggulangannya. Sedikitnya ada dua kemungkinan yang disinyalir menjadi penyebab terjadinya kasus-kasus seperti yang digambarkan pada wacana diatas.

Yang  pertama, kurang pedulinya masyarakat terhadap keutuhan Negara Kesatuan Republik Indonesia. Salah satu pertimbangan Mahmakah Internasional memutuskan sengketa Pulau Sipadan dan Ligitan merupakan persoalan mengenai kepedulian bangsa. Indonesia dinilai telah lalai dalam mengelola kedua pulau tersebut. Sementara Malaysia dengan berbagai tipu muslihat yang dilakukannya berusaha mengelola kedua pulau tersebut. Dengan cara membuka tempat penangkaran penyu hingga mempromosikannya.

Yang kedua, rendahnya kesadaran masyarakat Indonesia akan pentingnya kearsipan. Berdasarkan pengalaman mengenai kekisruhan dalam pemberian Bantuan Langsung Tunai (BLT) dan pendataan Daftar Pemilih Tetap (DPT) dikarenakan data kependudukanya tidak benar. Dan pastinya pengelolaan arsipnya juga tidak baik. Ketidakberesan arsip mulai dari tingkat desa menjadi penyebab persoalan teroris belum terpecahkan sampai sekarang. Arsip yang tidak beres memungkinkan satu orang bisa memegang dua identitas berbeda. Usaha perbaikan sistem administrasi kependudukan harus dilakukan. Kartu Tanda Penduduk Nasional dijadikan alternatif solusi. Disamping efektif karena KTP berlaku seumur hidup.

Selama ini fungsi arsip yang telah dimiliki oleh negara kita belum begitu tampak dipermukaan publik dikarenakan kurang gencarnya promosi tentang pentingnya kehadiran kantor arsip sebagai bukti fisik tempat disimpannya dokumen-dokumen penting dari sebuah peristiwa bersejarah. Mengingat pentingnya kehadiran sebuah lembaga kearsipan di negeri kita ini, maka sudah sewajarnya seluruh masyarakat indonesia harus turut menjaga keselamatan fisik dari lembaga arsip tersebut, hal ini mutlak dilakukan demi terjaminnya rasa keamanan dari dokumen-dokumen yang tersimpan di dalamnya.

Kalau kita tengok ke belakang, sebenarnya dalam perjalanan sebuah kehidupan manusia tidak pernah terlepas dari yang namanya arsip. Sejak lahir hingga meninggalpun manusia selalu membutuhkan arsip misalnya bayi lahir membutuhkan akta kelahiran, hingga kita sekolahpun kita mendapatkan ijazah. Dan ketika menginjak dewasa kita membutuhkan KTP, SIM, paspor dan sebagainya.

Maka perlu adanya upaya yang sungguh-sungguh dan terencana untuk menjaga Negara Kesatuan Republik Indonesia. Salah satu usaha yang bisa kita lakukan yakni membangun kesadaran masyarakat akan pentingnya kearsipan dalam kehidupan berbangsa dan bernegara. Karena arsip merupakan aset bangsa yang sangat penting dan berharga serta takkan tergantikan yang didalamnya terdapat rekaman data seluruh aspek kehidupan. Arsip akan menjadi sebuah bukti apabila aspek-aspek tersebut dipersoalkan oleh pihak lain. Arsip juga akan menjadi pusat memori dan sebagai sumber referensi bagi generasi penerus bangsa.

Salah satu perwujudan dari upaya mewujudkan masyarakat yang sadar akan arsip maka pemerintah melakukan program Arsip Masuk Desa dan pemberian mobil layanan masyarakat sadar arsip. Program AMD merupakan sistem informasi pengelolaan arsip pedesaan, yang merupakan struktur pemerintahan paling bawah. Diharapkan program AMD ini dapat menjadi tonggak tertibnya pengelolaan arsip pemerintahan di tingkat pedesaan. Meliputi arsip pertanahan, akte kelahiran, data kependudukan, penerima Bantuan Langsung Tunai (BLT), Daftar Pemilih Tetap (DPT).

Untuk sampai ke sana, pemerintah sudah seyogyanya melakukan pelatihan kepada para kepala desa dan sekretaris desa secara berkala. Dengan meningkatkan Sumber Daya  Manusia dengan menggunakan metode training for trainers maka mereka dapat melatih sendiri nantinya. Apabila program tersebut dapat berjalan dengan baik dan masyarakat pedesaan sangat antusias terhadap program AMD tersebut.

Program pemberian mobil layanan masyarakat sadar arsip merupakan mobil yang memberikan pelayanan kearsipan bagi masyarakat. Masyarakat dapat memperbaiki arsipnya apabila rusak tanpa dipungut bayaran. Mobil ini juga dilengkapi dengan komputer yang berisi progam aplikasi Sistem Jaringan Informasi Kearsipan Nasional (SJIKN) dimana masyarakat dapat mengetahui dan mengakses arsip-arsip yang tersimpan di lembaga kearsipan nasional baik pusat maupun daerah. Selain itu masyarakat dapat menyaksikan pemutaran arsip film yang tersimpan melalui televisi layar datar yang terdapat pada bagian belakang mobil ini.

Melalui kedua program ini diharapkan dapat meningkatkan kesadaran masyarakat tentang hak dan kewajiban masyarakat sebagai warga negara dan masyarakat, juga mendekatkan jarak antara lembaga kearsipan provinsi dan masyarakat. Dengan semakin baiknya sistem pengarsipan di pedesaan pada tahun 2014 maka pelayanan publik semakin ditingkatkan. Mulai dari desa bergerak ke lingkup yang lebih luas. Karena pedesaan adalah pelopor terdepan dalam pemerintahan.

Selain itu dapat dilakukan usaha yang lainnya, seperti mengadakan seminar setiap 6 bulan sekali mengenai kearsipan. Generasi penerus bangsa yang memiliki kewajiban untuk menjaga dan mempertahankan keutuhan Negara Kesatuan Republik Indonesia, maka tidak terlalu berlebihan apabila di lingkungan sekolah juga diadakan pembelajaran mengenai pentingnya sadar arsip. Walaupun dalam kehidupan sehari-hari tidak tersurat pembelajaran tentang kearsipan, namun pemahamannya harus tertanam dalam benak setiap Warga Negara Indonesia. Agar masyarakat maupun para generasi muda dapat memiliki pandangan yang luas mengenai pentingnya kearsipan.